СИСТЕМА BI NEOLITHICS. ОТЧЕТЫ

Содержание раздела “Отчеты”

Работа с отчетами осуществляется через раздел “Отчеты” в левом боковом меню BI.

В нем представлены 3 подраздела, каждый из которых представляет собой список отчетов и их параметров.

В подразделе “Все отчеты” находится список всех доступных вам отчетов. Над списком расположены быстрые ссылки на самые часто просматриваемые отчеты.

В подразделе “Избранные отчеты” находится список тех отчетов, которые вы отметили звездочкой (это могут быть, например, какие-то важные отчеты, которые нужны вам нечасто).

В подразделе “Мои шаблоны отчетов” находится список всех созданных вами шаблонов отчетов.

Чтобы открыть отчет из списка, необходимо просто кликнуть по его наименованию.

При работе с отчетами необходимо ориентироваться в следующих понятиях:

Сущность отчета - это тот тип данных, вокруг которого построен весь отчет.

Поле отчета - это определенный атрибут показателя, который может использоваться для формирования данных в нужном разрезе.

Значения поля отчета - это содержание поля (например, поле “Город” может иметь значения “Курган”, “Самара”, “Тюмень” и т.д.).

Фильтр поля отчета - это ограничение, позволяющее выбрать среди всех значений поля отчета только необходимые.

Функция отчета - это определенный способ обработки данных отчета (например, подсчет среднего значения, суммы и т.п.).

Вид отчета - это форма представления данных в отчете (к примеру, таблица, диаграмма, график и т.п.).

Шаблон отчета - это совокупность полей, их фильтров, функции и вида отчета, сохраненная для дальнейшего переиспользования.

Режим редактирования - это режим работы отчета, предназначенный для редактирования данных (фильтрации полей, смены функции, вида отчета и т.п.).

Режим просмотра - это режим работы отчета, предназначенный для просмотра данных по заданным параметрам.

Структура отчета

1. Номер, название и описание

Номер присваивается отчету автоматически при его создании и не может редактироваться пользователем. Название - имя отчета, заданное создателем отчета. 

Справа от названия всегда указывается текущее состояние отчета:

Успех (отчет успешно обновлен и готов к работе);

Обрабатывается (отчет находится в процессе обновления);

Ошибка (последнее обновление отчета завершилось с ошибкой; возможны проблемы при работе с данными).

2. Шаблоны

В графе “Шаблон” находятся все сохраненные пользователем шаблоны. Чтобы открыть нужный шаблон, достаточно выбрать его из выпадающего списка.

Чтобы сохранить изменения в шаблоне, необходимо нажать на кнопку .

Чтобы отредактировать название или описание шаблона, необходимо нажать на кнопку и внести в модальном окне необходимые изменения/ В этом же окне можно удалить шаблон.

Если в шаблоне активирована опция “Всегда применять этот шаблон при открытии отчета”, то данный шаблон будет автоматически открываться каждый раз при открытии данного отчета.

3. Виды отображения данных

Данные отчета можно представлять в разных вариантах таблиц и графиков (подробнее см. Виды отображения данных). Некоторые виды могут иметь дополнительные настройки (например, выбор цвета у видов “Тепловая карта…”).

4. Функции обработки данных

Для обработки данных отчета можно использовать различные функции. Для каждой функции в BI доступно описание, открывающееся при наведении курсора на иконку со знаком вопроса (подробнее см. Функции обработки данных).

5. Дополнительные фильтры

Дополнительные фильтры используются тогда, когда необходимо определенным образом ограничить выводимые данные, но при этом нет необходимости выводить отфильтрованные значения в отчете.

6. Рабочая область отчета

Рабочая область отчета - это та область интерфейса, в которой происходит основная работа с данными: создание макета данных и заполнение его данными. Данная область работает в двух режимах: в режиме редактирования и режиме просмотра (подробнее см. Работа с данными).

7. Экспорт данных

Сформированные в отчете данные можно преобразовать в шаблон, элемент сводки, виджет дэшборда, распечатать или скачать на компьютер в формате Excel, CSV или PDF.

Работа с данными

Режим редактирования

В режиме редактирования происходит формирование макета данных. При нажатии на кнопку “Добавить столбец” или “Добавить строку” появляется список доступных для выбора полей отчета. Поле можно либо добавить без фильтрации, нажав на кнопку , либо предварительно отфильтровать, нажав на кнопку .

При фильтрации открывается список доступных значений поля. Нужные значения можно или найти вручную при помощи колесика мыши, или найти с использованием строки поиска.

По умолчанию в каждом поле выбраны все значения. Чтобы убрать ненужные значения, можно либо снять галочки у этих значений, либо снять общую галочку, расположенную слева от строки поиска, а затем проставить галочки у нужных значений.

Чтобы быстро просмотреть все выбранные значения поля, можно нажать на кнопку “выбранные” в блоке “Показать”, а чтобы просмотреть все исключенные значения поля, можно нажать на кнопку “убранные” в блоке “Показать”. Чтобы вернуться к списку всех значений, необходимо нажать на кнопку “все” в блоке “Показать”.

Опция “Добавлять новые значения” по умолчанию активирована. Это означает, что если при очередном обновлении отчета в данном поле появятся некие новые значения, то они автоматически будут отмечены как выбранные. Если подобное поведение нежелательно, то данную опцию необходимо деактивировать.

В некоторых полях доступен механизм мультипоиска, который дает возможность искать в сразу несколько значений, перечисленных через символ-разделитель (запятую или точку с запятой).

Данный механизм можно использовать как для выбора значений поля, так и для исключения ранее выбранных значений (например, когда требуется убрать 30 значений из 100 ранее выбранных).

Чтобы воспользоваться мультипоиском, необходимо нажать на кнопку “Мультипоиск” в окне выбора значений поля, затем ввести в открывшееся поле список искомых значений и нажать на кнопку “Распознать”. После этого система приступит к разбивке введенного массива значений на отдельные элементы и поиску их в системе. Когда обработка завершится, в окне появится список всех распознанных значений, при этом найденные в системе значения будут по умолчанию отмечены галочкой, а ненайденные отобразятся как неактивные. Используя индивидуальные галочки или общую галочку “Все значения” можно добавить или убрать нужные значения, а затем нажать на кнопку “Отфильтровать”, чтобы изменения вступили в силу.

В отличие от обычного поиска в режиме мультипоиска данные ищутся по полному совпадению с текстом, находящимся между символами-разделителями. К примеру, если в мультипоиске указать “Сур”, то значение “Сургут” не будет обнаружено.

Также важно учитывать формат данных поля, чтобы корректно выбрать символ-разделитель. Например, если выбрать запятую в качестве разделителя, то значение “Белогорск, Амурская область” будет разбито на два (“Белогорск” и “Амурская область”) и в результате ничего не будет найдено. А вот при использовании точки с запятой в качестве разделителя подобной проблемы не возникнет.

Результатом работы со столбцами и строками является макет данных - пустая таблица, отражающая формат представления данных.

Режим просмотра

В режиме просмотра происходит загрузка данных в макет. Чтобы загрузить данные, необходимо нажать на кнопку “К просмотру”.

По умолчанию в таблицу будет загружен ограниченный объем данных - 500 строк. Такое ограничение сделано с целью повышения стабильности процесса загрузки данных. Чтобы увеличить количество загружаемых строк, достаточно отредактировать соответствующий параметр под кнопкой “К просмотру”

В режиме просмотра в таблицу добавляется дополнительный столбец “Номер строки”. Он полезен в тех случаях, когда нужно быстро определить, на каком месте с начала списка находится та или иная запись (например, место города или сотрудника в рейтинга).

При помощи кнопки можно увидеть список фильтров, применённых для построения шаблона.

С помощью кнопки можно открыть шаблон в полноэкранном режиме. Полноэкранный режим - это специальный режим работы с шаблоном, в котором скрываются все элементы, находящиеся за пределами области работы с данными.

Чтобы быстро найти данные в таблице, можно воспользоваться поиском, который вызывается при помощи нажатия на кнопку или путем нажатия комбинации клавиш Ctrl+F. Ячейки с найденными значениями будут выделены цветом по контуру.

Поля с расширенным набором функций

Некоторые типы полей в BI обладают расширенным набором функций.

Поля с датами

В полях, где все значения являются датами, доступна не только фильтрация по диапазону времени, но и группировка по фиксированным временным интервалам: дням, неделям, годам и т.п. Варианты “год”, “квартал”, “месяц”, “неделя” и “день” осуществляют группировку по соответствующим календарным периодам. Вариант “Несколько дней” позволяет задать произвольный интервал группировки (от 1 до 30 дней). Вариант “Час” осуществляют группировку по часам, при этом конкретное время события округляется до меньшего часа (например, 11:58 попадет в группу “11”).

Если выбран какой-либо из вариантов группировки и активирована опция “Добавлять новые значения”, то становятся доступными опции “Учитывать период к периоду” и “Сдвигать период”. Опция “Учитывать период к периоду” полезна тогда, когда необходимо корректно сравнить текущий, еще не завершившийся временной интервал, с уже завершенными. Например, если включена обычная группировка по месяцам, то период с 1 числа текущего месяца по текущее число текущего месяца будет сравниваться с полными месяцами завершенных периодов. При активации опции “Учитывать период к периоду” во всех завершенных периодах будут отображаться данные не за полный месяц, а с 1 по соответствующее число текущего месяца.

Необходимо учитывать, что при группировке по месяцам предыдущие месяцы будут взяты без учета текущего времени суток.

Если активирована опция “Сдвигать период”, то новые данные при добавлении будут вытеснять самые ранние. Таким образом, например, можно составить такой шаблон, в котором всегда будут показываться данные за 10 последних дней.

В некоторых случаях может потребоваться нестандартный вариант группировки, который не учитывает точную дату события (например, день месяца без учета конкретного месяца). Из-за технических ограничений в BI отсутствует возможность сделать группировку поля таким образом, но вы можете легко создать дополнительное поле такого рода на базе любого поля с датой. Для этого в блоке группировки необходимо выбрать вариант “Другое”, а затем в открывшемся окне выбрать вариант группировки для создаваемого поля.

Серыми кружками показаны поля, которые уже присутствуют в отчете. После нажатия на кнопку “Добавить” начнется обновление отчета; после успешного обновления отчета поле появится в отчете и будет готово к использованию.

Числовые поля

Поля, в которых все значения являются числовыми, имеют дополнительные настройки группировки. Чтобы активировать эти настройки, необходимо нажать на кнопку “Группировка” в левом нижнем углу окна выбора значений.

Здесь можно задать пороговые значения и настроить шаг группировки. Это дает возможность, например, сделать разбивку выручки с шагом в N тысяч рублей или разбивку численности риэлторских групп с шагом в M человек. Поддерживается группировка отрицательных и смешанных значений.

Если активирована опция “Значения до диапазона”, то в дополнение к сгруппированным значениями будет отображена ячейка, обобщающая все значения, которые меньше нижнего порогового значения.

Если активирована опция “Значения сверх диапазона”, то в дополнение к сгруппированным значениями будет отображена ячейка, обобщающая все значения, которые больше верхнего порогового значения.

Чтобы вернуться к выбору значений значений поля, необходимо нажать на кнопку “Фильтр” в левом нижнем углу окна группировки.

Функции обработки данных

Без функции

Результат: выводит данные в сыром виде, без всякой обработки (является аналогом выполнения простого SQL-запроса типа SELECT к базе данных)

Вспомогательные поля: нет

Пример использования: получение списка всех заявок и их характеристик (тип, дата создания, ФИО создателя и т.п.)

Примечание: в данной функции использование полей в столбцах запрещено

Доли от количества по столбцам

Результат: выводит %, отражающий долю значения ячейки в общем количестве по столбцу с учетом настроенных фильтров в отчете.

Вспомогательные поля: нет

Доли от количества по строкам

Результат: выводит %, отражающий долю значения ячейки в общем количестве по строке с учетом настроенных фильтров в отчете.

Вспомогательные поля: нет

Доли от общего количества, %

Результат: выводит %, отражающий долю значения ячейки в общем количестве по таблице с учетом настроенных фильтров в отчете.

Вспомогательные поля: нет

Доли от общей суммы, %

Результат: выводит %, отражающий долю суммы значений выбранного поля в общей сумме по таблице с учетом настроенных фильтров в отчете.

Вспомогательные поля: числовое поле, значения которого будут выступать в роли сумм.

Доли от суммы по столбцам, %

Результат: выводит %, отражающий долю суммы значений выбранного поля в общей сумме по столбцу с учетом настроенных фильтров в отчете.

Вспомогательные поля: числовое поле, значения которого будут выступать в роли сумм.

Доли от суммы по строкам, %

Результат: выводит %, отражающий долю суммы значений выбранного поля в общей сумме по строке с учетом настроенных фильтров в отчете.

Вспомогательные поля: числовое поле, значения которого будут выступать в роли сумм

Доля от суммы с нарастающим итогом по строкам

Результат: сортирует таблицу по вспомогательному полю (по убыванию) и для каждого столбца с учетом настроенных фильтров в отчете выводит %, отражающий долю суммы значений всех столбцов от самого левого до текущего, и в строке “Доля столбца” выводит %, отражающий долю текущего столбца таблицы в общем количестве столбцов

Вспомогательные поля: числовое поле, по значениям которого будет осуществляться расчет суммы

Алгоритм расчета значения:

Все значения вспомогательного поля сортируются по убыванию (1301269; 1285945; 1183749; 808862,5; 685585; 638472,5; 546075; 353147,9; 317600; 243266)

Для каждой строки (начиная с первой в отсортированной таблице) считается процент, который составляет значение этой строки и всех строк, находящихся выше нее, от общей суммы значений вспомогательного поля - это значение записывается в столбце “Итого” (например, для строки 4: (1301269 + 1285945 + 1183749 + 808862,5) / 7363971 * 100% = 62,19%).

Для каждой строки (начиная с первой в отсортированной таблице) считается процент, который составляет номер этой строки от общего количества строк - это значение записывается в столбце “Доли строки” (например, для строки 4: 4 / 10 * 100% = 40%).

Примечание: в данной функции возможно использование только одного поля в столбцах, использование полей в строках запрещено.

Доля от суммы с нарастающим итогом по столбцам

Результат: сортирует таблицу по вспомогательному полю (по убыванию) и для каждой строки с учетом настроенных фильтров в отчете выводит %, отражающий долю суммы значений всех строк от самой верхней до текущей, и в столбце “Доля строки” выводит %, отражающий долю текущей строки таблицы в общем количестве строк

Вспомогательные поля: числовое поле, по значениям которого будет осуществляться расчет суммы

Алгоритм расчета значения:

Все значения вспомогательного поля сортируются по убыванию (1301269; 1285945; 1183749; 808862,5; 685585; 638472,5; 546075; 353147,9; 317600; 243266)

Для каждой строки (начиная с первой в отсортированной таблице) считается процент, который составляет значение этой строки и всех строк, находящихся выше нее, от общей суммы значений вспомогательного поля - это значение записывается в столбце “Итого” (например, для строки 4: (1301269 + 1285945 + 1183749 + 808862,5) / 7363971 * 100% = 62,19%).

Для каждой строки (начиная с первой в отсортированной таблице) считается процент, который составляет номер этой строки от общего количества строк - это значение записывается в столбце “Доли строки” (например, для строки 4: 4 / 10 * 100% = 40%).

Примечание: в данной функции возможно использование только одного поля в строках, использование полей в столбцах запрещено.

Количество

Результат: выводит количество значений с учетом настроенных фильтров

Вспомогательные поля: нет

Количество уникальных значений поля

Результат: выводит количество уникальных значений с учетом настроенных фильтров

Вспомогательные поля: поле, среди значений которого будет осуществляться поиск уникальных

Максимум

Результат: выводит максимальное значение по выбранному полю с учетом настроенных фильтров в отчете.

Вспомогательные поля: числовое поле, среди значений которого будет осуществляться поиск максимального

Медиана

Результат: выводит такое значение поля, которое делит все остальные значения поля, виртуально упорядоченные по возрастанию, на две равные количественные части

Вспомогательные поля: числовое поле, по значениям которого будет осуществляться расчет медианы

Алгоритм расчета значения:

Все значения поля упорядочиваются по возрастанию (27, 44, 49, 53, 56, 57, 68)

Если количество значений является нечетным, то берется центральное значение, которое делит остальные значения на две равные части (27, 44, 49, 53, 56, 57, 68)

Если значение является нечетным, то берутся два самых близких к центру значения, среди которых высчитывается среднее арифметическое

Примечание: медиана является альтернативной среднему арифметическому значению, но применяется для тех полей, где распределение значений не соответствует нормальному.

Минимум

Результат: выводит минимальное значение по выбранному полю с учетом настроенных фильтров в отчете.

Вспомогательные поля: числовое поле, среди значений которого будет осуществляться поиск минимального

Отношение суммы поля к значению другого поля

Результат: выводит отношение суммы поля 1 к значению поля 2 с учетом настроенных фильтров в отчете.

Вспомогательные поля: числовое поле, которое будет являться числителем для расчета, и числовое поле, которое будет являться знаменателем для расчета

Отношение сумм двух полей

Результат: выводит отношение суммы поля 1 к сумме поля 2 с учетом настроенных фильтров в отчете.

Вспомогательные поля: числовое поле, которое будет являться числителем для расчета, и числовое поле, которое будет являться знаменателем для расчета

Список уникальных значений

Результат: выводит уникальные значения поля с учетом настроенных фильтров

Вспомогательные поля: поле, среди значений которого будет осуществляться поиск уникальных

 

Среднее

Результат: выводит среднее значение по выбранному полю с учетом настроенных фильтров в отчете

Вспомогательные поля: числовое поле, по значениям которого будет осуществляться расчет среднего арифметического

Примечание: среднее значение является альтернативной медиане, но применяется для тех полей, где распределение значений соответствует нормальному

 

Сумма

Результат: выводит сумму значений по выбранному полю с учетом настроенных фильтров в отчете.

Вспомогательные поля: числовое поле, по значениям которого будет осуществляться расчет суммы

Виды отображения данных

BI достаточно гибок в плане визуализации полученной информации. Данные в BI можно выводить в виде таблиц, графиков, диаграмм. Настройка отображения осуществляется через пункт “Вид” отчета - данный инструмент позволяет пользователю задать виды отчета.

Воронка

Воронка - это графический вид отображения информации, состоящий из связанных друг с другом уровней. Самый верхний уровень содержит наибольшее количество данных, а каждый последующий уровень содержит меньше данных, чем предыдущий. Это достигается путем применения дополнительных фильтров на каждом из уровней. 

К каждому уровню воронки автоматически применяются фильтры всех предыдущих уровней. 

Любое поле отчета может быть использовано в фильтрах воронки только один раз.

В блоке “Дополнительные фильтры” можно указать фильтры, которые будут влиять на все уровни воронки. Д

Карточка

Карточка - это графический вид отображения информации, используемый для вывода одного единственного значения.

Карточки удобно использовать на дэшбордах для мониторинга общих показателей.

Комбинированная диаграмма

Комбинированная диаграмма - это графический вид отображения данных, являющийся комбинацией столбчатой диаграммы и графика. Диаграмма формируется из наборов данных (максимум - 5 наборов), каждый из которых является таблицей с примененной к ней функцией.

Для корректного построения диаграммы необходимо выбрать поле в столбцах. Поля, расположенные в строках, влияют только на определенный набор данных, а поле, расположенное в столбцах - на все наборы данных.

Особенностью построения комбинированной диаграммы является то, что на левой оси (поле “Ось Y”) может находиться только один график.

Любое поле отчета может быть использовано в фильтрах комбинированной диаграммы только один раз.

В блоке “Дополнительные фильтры” можно указать фильтры, которые будут влиять на все уровни диаграммы.

Круговая диаграмма

Круговая диаграмма - это графический вид отображения информации, используемый для наглядного представления структуры данных. Для большей информативности в центральной части круговых диаграмм BI отображается общее количество значений.

Для построения круговой диаграммы необходимо добавить в строки хотя бы одно поле. Если в строках будет присутствовать несколько полей, то при построении круговой диаграммы количество секторов будет соответствовать количеству комбинаций выбранных значений всех полей, использованных в строках.

Поля, добавленные в столбцы, на построение круговой диаграммы не влияют.

Линейный график

Линейный график - это графический вид отображения данных, при котором точки на пересечении осей X и Y соединяются между собой линиями. Линейные графики используются для отображения количественных показателей за непрерывный интервал или определенный период времени. Это наиболее популярный график для демонстрации трендов и соотношения показателей (при использовании нескольких линий).

Для построения линейного графика необходимо добавить хотя бы по одному полю в строки и столбцы. Значения полей, добавленных в строки, будут отображены на графике в виде линий. Значения полей, добавленных в столбцы, будут формировать ось Y. Если в строках будет присутствовать несколько полей, то при построении линейного графика количество линий будет соответствовать количеству комбинаций выбранных значений всех полей, использованных в строках.

Линейчатая диаграмма

Линейчатая диаграмма - это графический вид отображения информации, при котором формируется набор горизонтальных линий, длина которых соответствует величине значения.

Для построения линейчатой диаграммы необходимо добавить хотя бы одно поле в строки. Значения полей, добавленных в строки, будут отображены на графике в виде горизонтальных линий. Значения полей, добавленных в столбцы, будут формировать ось X. Если в строках будет присутствовать несколько полей, то при построении линейчатой диаграммы количество линий будет соответствовать количеству комбинаций выбранных значений всех полей, использованных в строках.

Столбчатая диаграмма

Столбчатая диаграмма - это графический вид отображения информации, при котором формируется набор вертикальных линий (столбцов), высота которых соответствует величине значения.

Для построения столбчатой диаграммы необходимо добавить хотя бы одно поле в строки. Значения полей, добавленных в строки, будут отображены на графике в виде столбцов. Значения полей, добавленных в столбцы, будут формировать ось Y. Если в строках будет присутствовать несколько полей, то при построении столбчатой диаграммы количество столбцов будет соответствовать количеству комбинаций выбранных значений всех полей, использованных в строках.

Таблица

Таблица является базовым вариантом отображения данных. Это самый универсальный вид отчета, применимый для любых данных и позволяющий отображать большой объем информации.

Таблица со сравнением

Таблица со сравнением является модификацией обычной таблицы, в которой происходит автоматический подсчет разницы с предыдущим значением (в процентах). Он крайне удобен, когда необходимо посмотреть динамику показателя в процентах за определенный период времени. Расчет значения происходит по следующей формуле:

Таблица столбиковых диаграмм

Таблица столбиковых диаграмм - это особый вариант таблицы, в которой каждая строка одновременно является и столбчатой диаграммой. Ячейки таблицы заливаются цветом пропорционально доле каждой ячейки от итоговой суммы строки.

Тепловая карта

Тепловая карта представляет собой таблицу, в которой наиболее ярким цветом выделены самые большие показатели всей таблицы, а наиболее тусклым - самые низкие показатели всей таблицы. Данный формат отображения удобен, когда необходимо быстро сравнить большой объем информации и выделить наибольшие или наименьшие значения. Для всех тепловых карт доступна индивидуальная настройка - цвет тепловой карты:

Тепловая карта для столбцов

Тепловая карта представляет собой таблицу, в которой наиболее ярким цветом выделены самые большие показатели каждого столбца, а наиболее тусклым - самые низкие показатели каждого столбца. Лучше всего он сочетается с функциями: Количество, Доли от количества по столбцам,% и Доли от суммы по столбцам,%. Для всех тепловых карт доступна индивидуальная настройка - цвет тепловой карты.

Тепловая карта для строк

Тепловая карта представляет собой таблицу, в которой наиболее ярким цветом выделены самые большие показатели каждой строки, а наиболее тусклым - самые низкие показатели каждой строки. Данный формат отображения удобен, когда необходимо выявить сезонность показателя или выделить месяца (дни, часы и т.п.), когда наблюдается всплеск значений. Лучше всего он сочетается с функциями: Количество, Доли от количества по строкам,% и Доли от суммы по строкам,%. Для всех тепловых карт доступна индивидуальная настройка - цвет тепловой карты:

СИСТЕМА BI NEOLITHICS. СВОДКИ

Сводка - это срез данных, созданный на базе одного или нескольких BI-отчетов. К каждой сводке можно добавлять неограниченное количество отображений одного отчета или нескольких отчетов. Сводка обновляется автоматически. В большей степени сводки необходимы для подготовки к отчетам, презентациям, чтобы заранее подготовить и проанализировать все необходимые отчеты в разных разрезах.

Содержание раздела “Сводки”

Работа со сводками осуществляется через раздел “Сводки” в левом боковом меню BI.

В нем представлены 4 подраздела, каждый из которых представляет собой список сводок и их параметров.

В подразделе “Все сводки” находятся все доступные вам сводки.

В подразделе “Рекомендуемые сводки” размещены некоторые базовые сводки, которые рекомендованы к ознакомлению начинающим пользователям BI.

В подразделе “Избранные сводки” собраны те сводки, которые вы отметили звездочкой (это могут быть, например, наиболее часто открываемые вами сводки).

В подразделе “Мои сводки” собраны все созданные вами сводки.

Чтобы открыть сводку из списка, необходимо просто кликнуть по ее наименованию.

Чтобы создать новую сводку из списка, необходимо нажать на кнопку “Создать сводку” в правом верхнем углу списка.

Слева от кода сводки также находится несколько кнопок , отвечающих за переход к настройкам сводки, удаление сводки и перено сводки в подраздел избранных.

Создание сводки

Создать сводку можно двумя способами: из любого списка сводок или напрямую из отчета.

Чтобы создать сводку через список, необходимо нажать на кнопку “Создать сводку” в правом верхнем углу списка.

После этого откроется окно со всеми настройками создаваемой сводки.

Здесь представлены следующие настройки:

1) Наименование. Оно будет отображаться во всех списках сводок. Обязательный для заполнения атрибут.

2) Описание. Оно будет отображаться во всех списках сводок. Описание не может содержать более 1024 символов.

3) Настройка автообновления сводок. По умолчанию сводка обновляется автоматически. Но автообновление можно отключить, если активировать опцию “Не обновлять сводку”.

Для создания сводки необходимо нажать на кнопку “Создать” в правом нижнем углу.

После этого в подразделе “Мои сводки” появится запись о новой сводке с выбранным вами наименованием.

Новая сводка не будет содержать никаких данных. Чтобы наполнить сводку данными, вам нужно будет добавить элемент сводки из отчете .

Второй вариант создания сводки предполагает, что вы уже сформировали некоторые данные в отчете и хотите создать сводку на их основе. Находясь в отчете в режиме просмотра, кликните на кнопку “Добавить” и в выпадающем меню выберите вариант “в сводку”. Вашему вниманию предстанет модальное окно следующего вида:

В данном окне представлен минимальный набор атрибутов сводки: название (обязательно для заполнения) и описание. Здесь же необходимо указать наименование добавляемого элемента сводки и его описание. При нажатии на кнопку “Добавить” будет создана новая сводка с одним элементом, созданным на базе отчета. Кнопка “Добавить и перейти” отличается лишь тем, что после создания сводки будет осуществлен автоматический переход в нее.

Добавление данных в существующую сводку

Чтобы добавить данные в существующую сводку, необходимо предварительно сформировать их в отчете. Находясь в отчете в режиме просмотра, кликните на кнопку “Добавить”, в выпадающем меню выберите вариант “в сводку”, а затем в графе “Сводка” выберите ту сводку, в которую хотите добавить сформированные данные. Данные можно добавить как личную сводку, так и в чужую сводку, если ее создатель предоставил вам полный доступ к ней.

После выбора нужной сводки вашему вниманию предстанет модальное окно. В данном окне вам необходимо указать наименование добавляемого элемента сводки и - при желании - его описание. При нажатии на кнопку “Добавить” элемент будет добавлен в выбранную вами сводку. Кнопка “Добавить и перейти” отличается лишь тем, что после добавления элемента будет осуществлен автоматический переход в нее.

Структура сводки

Типовая сводка имеет следующий вид:

1. Номер, название и описание

Номер присваивается сводке автоматически при ее создании и не может быть изменен. Название - имя сводки, заданное создателем сводки. Описание - опциональный атрибут сводки.

2. Список элементов сводки

Список элементов позволяет быстро переключаться между нужными элементами сводки при помощи кликов по ним.

3. Активный элемент сводки

Название активного элемента сводки формируется из номера отчета, на базе которого он был сделан, и названия, заданного создателем сводки. Если кликнуть по нему, то элемент сводки откроется в самом отчете.

Описание - опциональный атрибут элемента сводки.

Дата и время актуальности отражают степень актуальности данных по местному времени.

При помощи кнопки "%->123" можно переключить функцию обработки данных с количественной на процентную.

При помощи кнопки "+Добавить на дэшборд"  можно добавить элемент сводки на личный дэшборд в виде виджета (подробнее см. Дэшборды).

При помощи кнопки "Условия"  можно увидеть использованную функцию и список фильтров, применённых для построения элемента сводки.

С помощью кнопки "Полноэкранный режим"  можно открыть элемент сводки в полноэкранном режиме. Полноэкранный режим - это специальный режим работы со сводкой, в котором скрываются все элементы, находящиеся за пределами активного элемента сводки. С помощью управляющих кнопок (стрелки лево и право) можно переключаться между элементами, не выходя из полноэкранного режима.

Кнопка "Корзина"  нужна для удаления элемента из сводки. Она доступна только владельцу сводки и её редакторам.

4. Кнопки выгрузки и распечатки

С помощью этих кнопок можно выгрузить всю сводку или отдельные её элементы в форматы Excel или PDF, а также распечатать их.

5. Копирование сводки

Кнопка “Копировать сводку” позволяет скопировать любую сводку BI-системы. Скопированная сводка будет иметь такое же название, как сводка-первоисточник, но с припиской “(Копия)” в конце.

При копировании сводки вам будет предоставлена возможность выбрать копируемые элементы, а также скопировать сводку с заменой данных.

Копирование сводок с заменой данных - это продвинутый режим копирования сводки, при котором вы можете непосредственно перед копированием отредактировать существующие фильтры полей или добавить новые.

6. Рассылка сводки (кнопка "Рассылка")

Эта кнопка открывает модальное окно создания и редактирования рассылок сводки (подробнее см. Создание рассылок).

7. Настройки сводки

Эта кнопка ("Шестеренка") открывает подстраницу настроек сводки (подробнее см. Редактирование сводки).

8. Добавление сводки в избранное (кнопка "Звездочка")

Редактирование сводки

Доступ к редактированию сводки имеют только их создатели и те пользователи, которым создатели выдали полный доступ к сводке. Редактирование сводки включает в себя следующие возможности:

1. Изменение порядка следования элементов сводки

Чтобы поменять позицию желаемого элемента сводки, необходимо кликнуть на нем и, удерживая клавишу мыши нажатой, переместить элемент в нужное место.

2. Удаление элементов сводки

Чтобы удалить элемент из сводки, необходимо нажать на кнопку и в открывшемся модальном окне нажать на кнопку “Удалить”.

Данное действие является необратимым. Чтобы восстановить удаленный элемент, потребуется воссоздать его в отчете и добавить в сводку заново.

3. Редактирование данных в элементах сводки

Для редактирования данных в элементе сводки, необходимо предварительно открыть его в отчете, кликнув на название.

Отредактировав данные нужным образом, необходимо кликнуть на кнопку “Сохранить элемент сводки” и нажать “Ок” в открывшемся модальном окне.

Перед закрытием вкладки нужно дождаться появления уведомления об успешном обновлении элемента.

Если вам необходимо добавить только что отредактированный результат отчета к этой или другой сводке, оставив оригинальный элемент сводки без изменений, просто воспользуйтесь стандартной функцией добавления данных в сводку.

СИСТЕМА BI.NEOLITHICS. ДЭШБОРДЫ

Дэшборд - это панель управления с набором виджетов, которые пользователь может самостоятельно создавать и редактировать по своему желанию.

Виджет - это обособленный интерактивный элемент дэшборда, представленный в виде таблицы или графика, который можно свободно конфигурировать (ширина. высота) и перемещать по дэшборду.

Работа с дэшбордами осуществляется через раздел “Дашборд” в левом боковом меню BI. Переключение между дэшбордами осуществляется в левом верхнем углу интерфейса.

Дэшборды бывают двух типов: созданные компанией (“Показатели департамента продаж”, “Юридический департамент” и т.п.) и созданные самими пользователями. Дэшборды, созданные компанией, обладают расширенным набором функций (фильтрация данных, создание задач, постановка планов) и отмечены в списке значком "Земной шар"

Пользовательские дэшборды

Работа с дэшбордами

Чтобы создать новый дэшборд, необходимо раскрыть список доступных дэшбордов и кликнуть на пункте “+ Создать новый дэшборд”.

В открывшемся меню необходимо указать название создаваемого дэшборда и нажать на кнопку “Создать”.

Созданный дэшборд автоматически появится в списке доступных. Изменить настройки дэшборда можно в блоке настроек, доступ к которому осуществляется с помощью кнопки “Настройки” в правом верхнем углу страницы.

На вкладке “Общие настройки” можно отредактировать название дэшборда, выбрать тему оформления дэшборда, отобразить нужные или скрыть ненужные виджеты или удалить дэшборд.

На вкладке “Права доступа” можно открыть или закрыть доступ к дэшборду определенным сотрудникам (по умолчанию дэшборд доступен только его создателю).

Сотрудники с правом доступа “Только просмотр” смогут открыть созданный дэшборд и настроить отображение виджетов под себя: отобразить нужные или скрыть ненужные виджеты, изменить расположение и размер виджетов.

Сотрудники с правом доступа “Полный доступ” смогут выполнять те же действия, что и сотрудники с правом доступа “Только просмотр”, но в дополнение к этому они получат возможность добавлять новые виджеты на дэшборд, а также редактировать и удалять ранее созданные. Также они смогут редактировать настройки доступа к дэшборду и переименовать и сам дэшборд.

Кнопка “Копировать дэшборд” позволяет скопировать отдельные виджеты пользовательского дэшборда, к которому у вас есть доступ. Виджеты можно скопировать либо в существующий пользовательский дэшборд, либо в новый дэшборд, при этом название нового дэшборда можно указать прямо в окне с настройками копирования.

Работа с виджетами

В правом верхнем углу каждого виджета отображается иконка справочной информации о виджете и меню доступных действий.

При наведении курсора на иконку "i"  отобразится всплывающая подсказка к виджету (текст всплывающей подсказки задается в настройках виджета).

В меню доступны следующие действия:

При нажатии на кнопку "Настроить..."  откроется окно с настройками виджета, где можно поменять его название, текст всплывающей подсказки.

При нажатии на кнопку "Скрыть" откроется окно с подтверждением скрытия виджета.

При нажатии на кнопку "Удалить"  откроется окно с подтверждением удаления виджета.

У виджетов-диаграмм также присутствуют дополнительные опции: “Значения” и “Накопление”. При активации опции “Значения” на диаграмме отобразятся подписи значений. При активации опции “Накопление” столбцы на диаграмме объединятся в один общий столбец в рамках оси категорий:

Существует два способа добавления виджета на пользовательский дэшборд:

1. Из отчета

1) Перейдите в отчет и сформируйте нужные вам данные

2) Нажмите на кнопку “Добавить” и в выпадающем списке выберите вариант “на дэшборд”

3) В поле “Дэшборд” выберите тот дэшборд, на который вы хотите добавить виджет.

4) В поле “Заголовок виджета” заполните название виджета.

5) Нажмите на кнопку “Добавить”

2. Из сводки

1) Перейдите в сводку и выберите нужный вам элемент сводки

2) Нажмите на кнопку “Добавить на dashboard”

3) В поле “Дэшборд” выберите тот дэшборд, на который вы хотите добавить виджет. .

4) В поле “Заголовок виджета” заполните название виджета.

5) Нажмите на кнопку “Добавить”

Чтобы отредактировать данные в виджете, необходимо открыть его в отчете, кликнув по заголовку. Если необходимо, в режиме редактирования вы можете добавить новые поля в строки / столбцы отчета либо изменить функцию или настройки фильтра (например, добавить новый период). Для обновления виджета необходимо нажать на кнопку ”Обновить виджет”, расположенную над блоком настроек.